Flächenupdate-Abgleich
Ein Maklerbüro bekam jede Woche Dutzende lange Listen mit freien und belegten Flächen — und tippte jede Änderung von Hand in sein System. Wir haben ein System gebaut, das die Listen selbst liest, nur die Änderungen heraussucht und rund um die Uhr im Hintergrund mitläuft. Aus dem Projekt ist ein Produkt geworden, das heute auch andere Maklerhäuser nutzen.
Alle Entwickler. Ein ruhiger Blick.
Ein Projekt. Alle Einheiten. Immer aktuell.
Bestätigt in Sekunden. Direkt im CRM.
Von einem konkreten Problem zu einem System, das mitläuft.
Das Problem — Listen abtippen, jede Woche neu
Makler vermieten und verkaufen Gewerbeflächen — Hallen, Büros, Läden. Welche Fläche gerade frei ist, ändert sich dauernd. Diese Änderungen kommen in langen Listen: per Mail, als PDF, auf Webseiten. Bisher musste jemand jede Liste von Hand durchlesen und jede Änderung einzeln ins Computersystem eintippen. Das kostete jede Woche viele Stunden — und oft war der eigene Stand trotzdem veraltet.
Die Idee — nur zeigen, was sich geändert hat
Statt die Datenpflege zu ersetzen, haben wir sie umgedreht. Nicht die ganze Liste prüfen, sondern nur, was sich bewegt hat. Das System liest jedes Update, vergleicht es gegen den letzten Stand und zeigt nur Neu, Geändert oder Entfällt — als Begleiter, nicht als Ersatz. Ein Mensch bestätigt, das Makler-System bleibt die Wahrheit.
Die Umsetzung — was wir gebaut haben
Eine Strecke, die Mails, PDFs und Projektseiten einliest; einen Vergleich, der Einheit für Einheit die Unterschiede findet; ein Monitoring, das die Entwickler-Seiten rund um die Uhr beobachtet und bei Änderungen meldet; eine CRM-Anbindung, die bestätigte Änderungen zurückschreibt (Referenz: Propstack); dazu ein Dashboard, das im Alltag niemand öffnen muss — die Zusammenfassung kommt von selbst.
Heute — vom Projekt zum Produkt
Was als Lösung für einen Kunden begann, läuft heute stabil im Tagesgeschäft — und ist so allgemein nützlich, dass daraus ein eigenes Produkt geworden ist. Andere Maklerhäuser mit demselben Problem binden es an ihr CRM an.
Vom ganzen Update zur reinen Änderung.
Ein neues Projekt-Update ist eine komplette Liste. Der Abgleich arbeitet daraus Einheit für Einheit nur das heraus, was sich bewegt hat — Status (frei / vermietet / reserviert), Fläche, Miete, Preis, Etage.
Das reinkommende Update — der komplette Stand eines Projekts.
Nach dem Abgleich: nur die Änderungen, sauber herausgearbeitet.
Bestätigen — oder direkt in die Datenbank.
Standardmäßig legt das System jede Änderung zur Bestätigung vor — die Kontrolle bleibt beim Team. Diese Prüfung ist optional: auf Wunsch schreibt es Änderungen direkt in die Datenbank und aktualisiert live. Wie viel Automatik es sein soll, entscheidet der Kunde.
Alles dokumentiert — Fehler sofort eingeordnet.
Diese Daten sind das Geschäft des Kunden. Ein Admin-Dashboard protokolliert jeden Schritt sauber — für das Team und unseren Support gleich einsehbar. Geht einmal etwas schief, ist sofort klar, um welchen Fehler es geht: selbst ausgelöst oder ein Fall für uns. Das macht die Einschätzung zur Sache von Sekunden.
Zwei-Faktor & Gerätebindung — die Daten bleiben geschützt.
Zugang nur mit zweitem Faktor (TOTP) und gebundenem Gerät. Selbst wenn ein Passwort abhandenkommt, kommt niemand an die Flächendaten. Dazu Rollen, Kontosperren und ein lückenloses Prüfprotokoll.
Läuft im Hintergrund. Niemand stößt etwas an.
Angebunden an das CRM, rund um die Uhr im Hintergrund — was das System im Alltag übernimmt.
CRM-Anbindung. Liest das CRM live und schreibt bestätigte Änderungen zurück. Referenz ist Propstack — weitere Systeme auf Anfrage.
Jede Entwickler-Seite im Blick. Scannt und überwacht alle Projektseiten der Entwickler. Eigene Alerts melden, was zählt — Makler-Wechsel, neue Fläche, entfallene Fläche.
Rund um die Uhr. Vier zeitgesteuerte Läufe und ein Wächter, der prüft, ob sie liefen. Niemand startet etwas, nichts muss offen bleiben.
Nie geöffnet im Alltag. Übersicht, Eigentümerseiten und offene Prüfungen bündelt das Dashboard — die Zusammenfassung kommt von selbst. Geöffnet wird nur, wenn etwas zu bestätigen ist.
Dutzende Flächenupdates pro Woche — bisher von Hand ins CRM.
Das Team bekam laufend neue Flächenlisten von Eigentümern und Projektentwicklern. Jede komplett gegen den eigenen Stand durchzugehen, kostete Woche für Woche Zeit — und trotzdem hinkte das CRM hinterher. Das System dreht das um: Es vergleicht automatisch und zeigt nur die Unterschiede.
Jede neue Liste komplett von Hand durchgehen
Nur Neu / Geändert / Entfällt prüfen
Das CRM hinkt hinterher
Morgens aktuell — vor dem ersten Kaffee
Jemand muss es sich vornehmen
Läuft von allein, keine manuellen Trigger
Copy-&-Paste, fehleranfällig
Vorschlag + Bestätigung — nichts wird still übernommen
Sicherheit & Zugang.
Gebaut für Teams, die mit sensiblen Eigentümerdaten arbeiten — mehrfach abgesichert, bis ins Protokoll.
Zwei-Faktor (TOTP). Zugang nur mit zweitem Faktor und Backup-Codes. Ein geleaktes Passwort allein reicht nie.
Gerätebindung. Neue Geräte erst nach Admin-Freigabe. Vertraute Geräte 30 Tage, danach erneut geprüft.
Kontosperre als Eskalation. Im Ernstfall sofort alle Sitzungen beenden und ein neues Passwort erzwingen.
Rollen. Mitglied, Admin, Entwickler — jede:r sieht und kann nur, was zur Rolle gehört.
Lückenloses Prüfprotokoll. Jede Änderung wird protokolliert — nachvollziehbar, wer was wann gemacht hat.
Zugang nur auf Einladung. Per Einladungslink oder Freigabe über die Firmen-Domain. Niemand sonst kommt rein.
Funktioniert mit dem CRM.
Angebunden wird über die offene Schnittstelle des jeweiligen Systems. Referenz-Anbindung ist Propstack; weitere auf Anfrage.
| CRM | ANBINDUNG | LESEN | ZURÜCKSCHREIBEN | HINWEIS |
|---|---|---|---|---|
| Propstack | REST-API · Key im Header | ja | auf Bestätigung | Status & Felder je Konto zugeordnet |
| onOffice | Offene API | auf Anfrage | auf Anfrage | in Prüfung |
| FlowFact | Offene API | auf Anfrage | auf Anfrage | in Prüfung |
| Euer CRM? | mit offener Schnittstelle | prüfen wir | prüfen wir | sprecht uns an |
Der Stand pflegt sich selbst — bestätigt wird nur noch, was wirklich zählt.
Eine ähnliche Datenpflege, die Zeit frisst? Sprich mit uns — über ein eigenes Projekt oder das fertige Produkt.